PASOS PARA CREAR EMPRESA

PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA

Para la creación de una empresa primero necesitamos verificar si el nombre o razón social ya existe, para ello debemos acercarnos a la Cámara de Comercio y diligenciar un formulario indicando los nombres que deseemos consultar y la actividad a la que se va a dedicar la empresa, después de estudiar el formulario, en este lugar determinaran si el nombre es aprobado.

El paso a seguir será el elaboramiento de una minuta donde se encuentra la información personal de cada uno de los socios, el nombre y tipo de sociedad que se va a constituir, el objeto social, el capital que aporta cada socio o como se hará el pago de las cuotas, la forma como se administrará, se constituirá la asamblea y se tomaran decisiones en la empresa, de igual manera determinara las fechas de los balances generales, la distribución de utilidades y reserva legal, duración de la empresa, las causales de disolución y como se procederá al liquidarla de igual forma se mencionará el representante legal, sus datos, facultades y responsabilidades.

Además es importante conocer las clasificaciones de las empresas que existen de acuerdo a sus características, responsabilidades y persona que puede ser natural o jurídica. La persona natural no tendrá que desarrollar procesos jurídicos complejos pero estará obligada a responder ante cualquier situación con su capital, la persona jurídica nos despliega siete tipos de empresas o sociedades:

·         Sociedad Limitada:

La componen de dos a veinticinco socios, quienes contribuyen con su respectivo aporte, también es posible dar responsabilidad ilimitada y solidaria a alguno de los socios. Deben delegar la representación legal y administrativa a un gerente que procederá bajo los estatutos. La división en cuotas de igual valor se podrán vender o transferirse. Es indispensable que al nombre le sea agregada la palabra “Limitada” o “Ltda.” de lo contrario los socios serán responsables de forma ilimitada.

·         Sociedad Anónima Simplificada:

A menos que los activos aportados necesiten de escritura pública, la sociedad tendrá que constituirse de esa manera y tendrá las siglas S.A.S.

·         Sociedad Anónima:

La compone cinco accionistas como mínimo quienes responderán solamente hasta por el monto del capital aportado. El representante legal será el gerente quien es elegido por la junta directiva y ésta a su vez junto con el revisor fiscal son establecidos por la asamblea general de accionistas encargados. El capital está representado en acciones de igual valor que son negociables.

·         Sociedad  Colectiva:

Compuesta mínimo por dos socios, quienes asumen la responsabilidad de forma ilimitada, solidaria y subsidiariamente, podrán delegar la administración a extraños sin embargo perderán el derecho a gestionar negocios. El aporte puede ser en capital, en especie o trabajo y su razón social se forma con el nombre completo o apellido de uno de los socios seguido de la palabra “y compañía”.

·         Sociedad Comandita Simple:

Compuesta por uno o más socios gestores o capitalistas. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente por las operaciones, aportan la administración del los capitales y el desarrollo de los negocios por lo tanto exclusivamente ellos pueden administrar o delegar la función mientras que los socios capitalistas únicamente aportan capital y responden solo por lo respectivo a sus aportes. Su razón social se forma con el nombre completo o apellido de uno o más socios seguido de la palabra “y compañía” o “& Cia” y seguido de “S. en C”.

·         Sociedad Comandita por Acciones:

Compuesta por uno o más socios gestores y mínimo cinco socios capitalistas. De la  misma manera como en la sociedad Comandita simple los socios gestores se encargan de la administración y responden de forma ilimitada y los capitalistas o comanditarios únicamente aportan capital. Su capital se representa en acciones de igual valor que son títulos negociables que pueden ser aportados aún por los socios gestores. Su razón social se forma con el nombre completo o apellido de uno o más socios seguido de la palabra “y compañía” o “& Cia” y seguido por "Sociedad en Comandita por Acciones" o "SCA".

·         Empresa Asociativa de Trabajo

Es importante que el acta o los estatutos tengan el debido reconocimiento de firma y contenido del documento para su constitución, se compone de tres a diez miembros si es de producción de bienes, si es de prestación de servicios tendrá hasta veinte socios quienes y serán representados por sus aportes laborales y en especie. Su capital se expresa en aportes laborales, de tecnología, propiedad industrial o intelectual, en activos y dinero. Debe registrarse ante el Ministerio de Protección Social. El representante legal será un director ejecutivo regido bajo los estatutos, la razón social debe acompañarse con "Empresa Asociativa de Trabajo".

Todas las sociedades se constituye mediante escritura ante notario o documento privado ante Cámara de Comercio a excepción de la Sociedad Anónima y deben definir el tiempo de duración.

La Minuta es un documento privado firmado por un abogado que contiene el acto o contrato y debe presentarse ante un notario para su elevación ante Escritura Pública el cual tiene unos requisitos por cumplir tales como: nombre o razón social de la empresa, dirección del domicilio donde se va a montar la empresa y especificar la ciudad donde va a estar ubicado, se debe poner el objeto social, eso quiere decir, describir la actividad económica de la empresa, se debe establecer la duración de la sociedad por algún tiempo determinado pero si se quiere modificar dicho termino, se puede hacer, además de esto se debe colocar el valor capital, se especifica de donde proviene el capital según los abonos de los socios; como está repartido el capital y se describe bajo que modalidad; si es en efectivo, en muebles, inmuebles, títulos valores etc., en la minuta también se establece las responsabilidades que asumirá cada uno de los socios, aquí se registra el aumento de capital ya sea por la vinculación de un nuevo socio o por acumulación de utilidades, aparte de esto en la minuta se debe aclarar quien estará a cargo de la administración de la empresa, se debe quien es el gerente, quien debe ser nombrado por lo socios, en la minuta se establece la junta o reunión que se hace en el año y la fecha en la que se establece. La empresa debe tener un gerente y un subgerente quien remplazara al gerente cuando este no este, juntos son elegidos por los socios y su periodo de trabajo es por 1 año o ser reelegido indefinidamente; en la minuta deben ir registrados los inventarios o balances de la empresa, debidamente aprobados y sustentados. Cada 31 de Diciembre se hace el corte para diligenciar dicho inventario o balance y demás documentos legales y de las utilidades se deberá destinar un 10% a reserva legal. Las causales de disolver la sociedad será por finalización del plazo señalado por el contrato, perdida de un 50% del capital aportado, por acuerdo de los socios y pasado esto conllevará a una liquidación de la sociedad donde deberá ser reportado a Cámara de Comercio.

Otro de los pasos para crear una empresa es realizar el pago de impuestos registrado sobre la escritura, adquirir el formulario de Matricula Mercantil que para sociedades comerciales tiene un valor de $2000 pesos, es un registro empresarial donde se plasma quienes componen la empresa como el representante legal, junta directiva y revisor fiscal, cada uno con sus respectivos documentos de identidad, valor de los aportes de los socios y una serie de requisitos para poder solicitar a Cámara de Comercio el certificado de existencia y representación, este documento permite al comerciante realizar algunos trámites tales como (inscripción ante la administración de impuesto, industria y comercio).

Otro punto importante para la creación de empresas es registrar los libros de comercio, pues son los libros contable y de operaciones de la empresa. Tales libros son: Libro Auxiliar; donde se totalizan débitos, créditos y saldos. El Libro Caja – Diario; donde se registran las operaciones diarias de la empresa. El Libro Mayor; este refleja el total de las operaciones en el mes por medio de partida doble, es decir débitos y créditos. El Libro Inventario y Balance; donde se refleja el patrimonio de la empresa. El Libro de Accionistas; es donde se registran las acciones. El Libro de Actas; donde se lleva un orden de actas de las juntas de socios y junta directiva. Otro de los pasos es que para obtener el Número de Identificación Tributaria (NIT) se debe ir a la DIAN ya que es un código único que identifica a la empresa, entre todas las empresas que existen registradas y luego se solicita el RUT, el cual es un documento donde el gobierno hace un respectivo seguimiento de todos los movimientos financieros de cada uno de los individuos inscritos como empresas, también se registra el Impuesto sobre las ventas (IVA), además se debe afiliar a la Aseguradora de Registros Profesionales (ARP) donde el empleador asegura a sus empleados en caso de accidentes laborales, el costo de este es asumido por el empleador. Otro requisito a cumplir es inscribirse a un régimen de seguridad (EPS) donde el empleador debe afiliar a sus empleados y los aportes serán del 12% a cargo del empleador. También debe afiliar el empleador a sus empleados a un fondo de pensiones y cesantías el cual el empleador asume el 10% aproximadamente y por último se debe cumplir con los aportes parafiscales, los cuales son: aportes a trabajadores equivalentes al 9 % de la nómina distribuidos así; 4% subsidio familiar (cajas de compensación familiar), 3% para el ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar) y 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).

INTEGRANTES

María Alexandra López Blanco
Carol Dayan Betancourt Duarte